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7 passos para você implantar com sucesso uma ferramenta de controle de ponto online
Inovação, Negócios

7 passos para você implantar com sucesso uma ferramenta de controle de ponto online

Um software de Recursos Humanos ou Sistema de Gerenciamento de Recursos Humanos combina duas áreas estratégicas dentro da empresa, Tecnologia da Informação e Recursos Humanos.

Seja qual for o tamanho da empresa, tamanho da equipe de RH ou de TI, em algum momento irá surgir a necessidade de usar a tecnologia para reduzir a burocracia e a papelada, além de oferecer vantagens, como:

  • Melhor manutenção de registros;
  • Melhor qualidade dos relatórios de RH;
  • Incorporando todas as funções do processo controle da jornada de trabalho;
  • Melhor eficiência operacional geral do departamento de RH e de TI;
  • Segurança robusta / autenticação de dados / usuários;

Este artigo explicará como o gerente de RH e de TI podem implantar uma ferramenta de controle de ponto online com êxito de forma simples e descomplicada.

1)    Faça uma pesquisa e análise prévia do fornecedor

Há várias etapas e critérios para escolher o melhor software de controle de ponto eletrônico. Os mais importantes estão listados abaixo:

  • Analise os preços dos planos oferecidos e requisitos;
  • Verifique as funções, incluindo as especificidades de relatórios e métricas;
  • Registro de fornecedor e análise de reputação, verifique se o fornecedor tem habilitação do Ministério do Trabalho
  • Quais são os requisitos para instalação do sistema, protocolos de segurança de usuários e dados / conformidade exigidos;
  • Suporte e treinamento dos usuários;

Além de conferir estes itens, certifique-se de que as legislações trabalhistas serão atendidas, isto é, garanta que os requisitos legais sejam atendidos com a instalação do sistema de controle de ponto.

Por exemplo, a emissão dos relatórios para o e-Social, que o Governo Federal exige que as empresas enviem para controles fiscais, trabalhistas e previdenciários, que são todos obrigatórios.

2)    Escolha o software que descomplique processos e agregue funcionalidades

Os principais fornecedores geralmente oferecem sistemas que automatizam processos de controle de ponto que o RH precisa, como:

  • Ofereça mobilidade, pode ser baixado e acessado num aplicativo por celular ou computador, integrando na web, para ter controle total às horas extras, banco de horas, faltas e atrasos;
  • Permite o registro do ponto mesmo sem internet no momento da marcação;
  • GPS (localização) sempre obrigatório para a marcação do ponto;
  • Foto (opcional) no momento da marcação do ponto;
  • Lembrete de apontamento esquecido em aberto no dia anterior;
  • Permite o uso compartilhado, um equipamento usado por várias pessoas.

3)    Avalie se o software é baseado em nuvem

Apenas alguns fornecedores ainda oferecem implementações de sistemas de RH integrados no local, que exigem equipamentos e instalações extras, mas atualmente a maioria das ferramentas de controle de ponto são modelos SAAS baseados em nuvem por oferecerem muitos avanços.

Com um aplicativo de controle de ponto online todos os dados são enviados para a nuvem e processado a folha de ponto com atrasos, horas extras, banco de horas, adicional noturno e muito mais.

4)    Reúna RH e TI para gerenciar as mudanças

Com certeza implantar um sistema irá impactar muito nos processos, isso mesmo que seja uma mudança positiva precisa ser coordenada para capacitação das pessoas e comunicação dos novos procedimentos.

É interessante reunir os gerentes de RH e de Tecnologia de Informação para elaborarem um roteiro de trabalho conjunto com a cooperação mútua dessas áreas.

5)    Revise os processos de RH

Comece fazendo uma lista com as tarefas de controle que irão ser alteradas com a instalação do software de controle de ponto, por exemplo: digitação de folhas de ponto, cálculos manuais para fechar folha de pagamento, calculo de horas extras, banco de horas, formatação e organização de grade de horários dos funcionários, emissão de relatórios para e-Social, etc.

Com o software, estas tarefas são simplificadas, outras até vão ser excluídas, e a maioria será automatizada trazendo mais agilidade, transparência e segurança ao controle da jornada de trabalho dos funcionários.

Com a lista de tarefa em mãos prepare fluxogramas simples e junto com o gerente de TI verifique quais atividades o sistema irá automatizar, por exemplo: cálculos de folha de pagamento, avaliações de desempenho, saúde e segurança do trabalho.

6)    Faça um teste gratuito para experimentar

É importante que o gerente de RH principalmente e também o analista ou gerente de TI testem a plataforma para familiarizarem-se com o software antes de escolherem o plano que melhor se adéqua as necessidades da empresa.

Há fornecedores como a TrandingWorksque oferece o plano gratuito para até 3 usuários cadastrados na empresa. Quando o gerente de RH entra em contato com a TrandingWorks para testar o aplicativo recebe um código de acesso para baixar a versão demonstrativa, após 15 dias de teste poderá optar por migrar para outro plano  ou permanecer no plano gratuito.

Para usar a solução de forma completa, o administrador irá usar um novo código de ativação que está dentro do cadastro do colaborador e poderá fazer o controle de ponto pela web sem complicações.

7)    Treine os usuários e colha os resultados

Mesmo que os aplicativos e softwares de controle de ponto web sejam intuitivos e fáceis de usar é importante treinar os usuários.

Como esses aplicativos não precisam ser instalados, os requisitos para colocar em funcionamento são simples, bastando baixar o aplicativo e cadastrar os usuários na plataforma web e já sair usando em seu departamento ou para toda a empresa.

É interessante o gerente de RH ter alguns indicadores para comparativo da produtividade antes e depois da implementação do controle de ponto web. Com certeza o uso da tecnologia irá reduzir a burocracia, a lentidão das atividades e a sobrecarga de trabalho dos analistas, tornando o setor de RH mais forte e com atuação mais estratégica para o negócio.

Antes pequenas empresas com poucos funcionários nem cogitavam a ideia de instalarem softwares de controle de ponto eletrônico devido aos custos operacionais altos.

Hoje a tecnologia em nuvem tornou o preço bastante acessível para empresas de qualquer tamanho, por exemplo, microempresas podem assinar planos da TrandingWorks para fazer o controle de até 3 usuários e receber esse serviço com armazenamento de 5Gb de espaço para anexos na nuvem.

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