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Como o controle de ponto digital ajuda a poupar tempo e dinheiro?
Inovação, Negócios

Como o controle de ponto digital ajuda a poupar tempo e dinheiro?

O papel do departamento de recursos humanos mudou muito nos últimos anos para crescer além do simples cumprimento de legislações trabalhistas e procedimentos como, recrutamento, contratação, integração e gestão de pessoas.

Com a recente aprovação da reforma trabalhista (Lei nº 13.467 de 13 de julho de 2017) até o que era bem conhecido para fechar a folha de pagamento mensalmente se alterou e a maior parte da responsabilidade para cumprir os requisitos da nova legislação continua sendo do líder de RH e de sua equipe.

Em meio aos aspectos inerentes das suas funções, os gerentes de RH agora descobrem que precisam garantir o cumprimento da nova legislação trabalhista e ao mesmo tempo criar iniciativas que aumentem o engajamento e a produtividade dos funcionários, além de reduzir o turnover para não perder talentos para o mercado.

Ficar preso à burocracia é um erro estratégico do RH

Como o RH tem muito a fazer, melhorar o engajamento e a produtividade do próprio setor nem sempre é prioridade máxima já que há tanto a ser feito, o que pode ser um erro estratégico.

Como o principal objetivo do RH é zelar pelo patrimônio da empresa e as relações entre os funcionários e empregador muitas vezes as atividades do departamento é cheia de regras baseadas na legislação trabalhista, gerando muita burocracia. E ficar preso a esta rotina pode minar a criatividade do departamento e impactar sim nos resultados financeiros da empresa.

A burocracia para cumprir requisitos da legislação e atender a todas as demandas do departamento pode ser o pior inimigo do líder de RH!

Você está sobrecarregado com atividades rotineiras, repetitivas e previsíveis? Gostaria de liberar mais tempo da sua rotina de trabalho para se envolver em atividades mais criativas e investir em projetos mais desafiadores do que assinar pilhas de folhas de ponto, mas não sabe como?

Hoje, quase todas as empresas estão passando por uma transformação digital. As ferramentas digitais também estão mudando a forma de trabalhar do departamento de recursos humanos, há muitas novas formas de recrutar, avaliar desempenho, motivar os funcionários e cumprir os requisitos legais ao mesmo tempo.

Os gerentes de RH desempenham um papel estratégico nas empresas e estão liderando projetos para aumentar a produtividade, buscando parecerias com o setor de TI e até mesmo com fornecedores de serviços para criar novas rotinas e comunicações internas que vençam a burocracia muitas vezes encarada como definitiva no ambiente de trabalho do departamento.

Saiba que trabalhar com ferramentas obsoletas podem impedir a produtividade e criar frustração no seu departamento, os funcionários de RH estão sendo mais cobrados do que nunca e como mantê-los produtivos para que possam então influenciar outros departamentos da empresa?

Com a ajuda da tecnologia!

Atualize as ferramentas do departamento de RH para aumentar a produtividade da empresa

Como a tecnologia está crescendo significativamente a cada ano, é importante atualizar também as ferramentas necessárias para manter os processos de controle e gestão de funcionários sem problemas no departamento de RH.

Se você trabalha numa empresa pequena com até 10 funcionários pode ainda achar vantajoso em termos de custos fazer o controle de ponto no livro manual já que estará cumprindo o requisito da legislação, especificamente o artigo 74 do 2º parágrafo da CLT.

Mas cumprir um requisito da legislação não significa que o departamento de RH está desempenhando seu papel com eficiência, reduzindo burocracia e aumentando a produtividade, apenas está fazendo seu papel com eficácia, o que na prática é bem diferente.

Ter ferramentas como o Livro de Ponto ou até mesmo o Relógio de Ponto Cartográfico exige que os funcionários do RH lancem os dados numa planilha para calcular horas manualmente para só então obter o total de horas trabalhadas e poderem fechar a folha de pagamento.

Essas tarefas levam um tempo considerável e torna a contagem suscetível a falhas humanas, o que pode ocasionar mais gastos para a empresa, se, por exemplo, calcular horas extras a mais ou cometer outro tipo de erro que faça com a folha de pagamento não corresponda a realidade.

Médias e grandes empresas já driblaram essas dificuldades com a adoção de pontos eletrônicos, investiram recursos instalando catracas e facilitando a marcação e adotaram também outros meios alternativos de ponto eletrônico para os funcionários com horários flexíveis para atender a portaria 373 do MTE e também o calculo da folha de pagamento.

O que faz com muitos empresários e donos de micro e pequenas empresas acreditem que esse investimento não compensa já que não teriam como investir em toda essa infraestrutura.

O que o líder ou gestor de RH pode fazer neste cenário? Como cumprir os requisitos das portarias 373 e 1510 do Ministério do Trabalho com produtividade sem aumentar os custos operacionais do setor de RH?

Invista em controle de ponto com aplicativos web para ter mais eficiência

Algumas ideias para melhorar a produtividade do setor de RH usando a tecnologia web incluem inúmeras vantagens, confira algumas ideias:

  • Analise o orçamento da empresa para decidir quais áreas exigem atualizações imediatas de ferramentas e softwares novos, adotar novas ferramentas podem representar em ganhos de produtividade e redução dos custos operacionais;
  • Avalie sistemas de ponto eletrônico que não gerem mais burocracia e desperdício de papel com impressão de relatórios para conferencias e assinaturas manuais;
  • Pesquise por softwares e aplicativos web que ofereçam mobilidade além de contabilizar as horas de trabalho com precisão, incluindo atividades e anotações com relatórios eletrônicos, lembre-se de incluir também os funcionários nas modalidades homeoffice ou teletrabalhos;
  • Avalie sistemas de ponto com tecnologia web que executem atualizações frequentes e ofereçam suporte e materiais de treinamento para os funcionários de RH e os usuários;
  • Prefira aplicativos de controle de ponto que possam ser acessados mesmo sem o funcionário estar conectado a internet;
  • Invista em aplicativos e software com calculo de horas automatizadas, acompanhamento de atividades / projetos, e que te auxiliem a controlar o a folha de pagamento com relatórios poderosos para serem utilizados não só para cumprir requisitos legais, mas também tomar decisões estratégicas.
  • Com o controle de ponto utilizando aplicativos web, os funcionários podem fazer o check in/check out com poucos cliques, marcar o ponto eletrônico usando seu navegador ou um smartphone (iOS e Android).

Se você é o responsável por aprovar os relatórios de horas extras, poderá fazer estas tarefas também com mobilidade, um App como o TrandingWorks pode ajudar você com folha de pagamento, faturamento ou produtividade da equipe com o acompanhamento simples via Web, liberando sua agenda para outras atividades e projetos.

Imagine quantos custos poderão ser cortados com o uso da tecnologia web para controle de ponto? Quantas multas podem ser evitadas com o envio de relatórios corretos para eSocial?

Com a redução de impressão, envios de malotes e arquivos de registros de ponto a empresa poderá investir os recursos em sistemas de assinatura eletrônica que oferecem muito mais produtividade e confiabilidade dos dados.

Se você tem interesse em testar um Aplicativo de Controle de Ponto autorizado pelo Ministério do Trabalho entre em contato aqui.

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